淺議檔案管理的發展趨勢:檔案管理未來的發展趨勢

來源:網絡應用 發布時間:2019-06-19 04:14:12 點擊:

  摘要:隨著社會和科技的發展,信息化技術對管理工作帶來了積極而深刻的變化,不僅轉變了管理的方式更是提高了管理的效率。當前檔案管理的工作內容、方式和需求指向要求檔案管理的信息化。
  關鍵詞:檔案管理;發展趨勢;信息化
  檔案管理的信息化不僅能滿足信息量大、情況復雜和保存難度大的要求,也能促進檔案管理信息化的發展和管理效率。當然,信息化管理所帶來的既是機遇也是挑戰,把握機遇正確應對挑戰是檔案管理信息化所面臨的重要問題。
  一、檔案管理信息化基本解析
  1.檔案管理信息化的概念。檔案管理信息化是指在國家相關部門的統一管理和規定下,利用現代化信息技術,如計算機技術、網絡技術、圖文技術、信息技術等,將檔案資源進行信息化處理、保管、管理和配置的一系列過程。將傳統的紙質檔案、聲像檔案轉為數字電子檔案,并建立數據庫,不僅可以更好保存檔案,更能高效率的為社會服務。
  2.檔案管理信息化的特點:(1)檔案信息存儲管理讀取的自動化;(2)檔案信息的交流面廣,共享性;(3)檔案管理的智能化。
  3.檔案管理信息化的原則:(1)文檔一體化。檔案一體化是檔案管理信息化的基礎。其關鍵是將檔案管理信息化列入辦公自動化大格局中,和辦公自動化同步進行。更要求檔案管理人員具備高素養,有將檔案管理和電子文檔相結合的能力。(2)歸檔雙軌制。歸檔雙規是將傳統檔案轉換為電子檔案中必須堅持的原則。電子檔案易于管理,使用方便,但是其不具有法律效用和憑證作用。在我國當前國情的大背景下,傳統檔案和電子檔案共存的局面還將維持相當長的時間。所以,傳統檔案的保存和管理與電子檔案的管理使用同等重要,不能厚此薄彼。要將其一并歸檔。
  4.檔案管理信息化的必要性。隨著科技的進步和社會經濟的發展,目前我國已經步入了信息技術時代,知識經濟迅猛發展,這一系列的變化都對檔案管理提出了更高的要求,以手工編纂為主要模式的傳統檔案管理方式將逐漸退出歷史,因為如果對檔案進行分類和檢索的工作均依靠手工進行作業,效率顯然不高,不能滿足現代化的檔案管理的需要,所以可以借助現代化的網絡技術加大容量硬盤等設施的配合來實現檔案管理數據遠程傳輸。同時當今檔案訊息量迅猛增多,如果仍采用傳統的紙質檔案,長年的翻閱和存放很容易損壞,所以需要注意信息的保護,這顯然不符合當今的綠色、低碳經濟的發展需求,所以必須要轉變傳統的、相對落后的檔案管理方式,使之更適合當前社會的發展需求。隨著計算機的普及和網絡技術的發展,檔案管理方式亦隨之發生變化,當今的檔案管理有逐漸網絡化、電子信息化、數字化等動態發展趨勢。
  二、當前檔案管理信息化發展中的局限性或不足
  1.我國當前的檔案管理人員綜合素質總體不高。從我國目前的檔案管理現狀分析,各單位的檔案管理人員綜合素質總體不高,各檔案管理人員的專業性知識水平、學歷背景等條件良莠不齊,再加上傳統的檔案管理模式并不能滿足現代化社會的高要求。從外面聘請的檔案管理人員因為不了解新單位的具體情況,或者由于本身管理經驗的缺乏而不能很好地將檔案專業管理的理論知識與實際操作完美結合。所以所,當今社會急需掌握檔案專業管理知識、計算機知識、網絡技術等綜合知識和實踐經驗的復合型高素質人才。
  2.檔案管理信息化的安全性隱患。網絡信息安全問題是伴隨信息化時代發展的重要問題,隨著網絡信息技術的普及和應用,對人們的工作和生活帶來了相當大的便利,但是同時網絡安全一直困擾著人們。檔案管理信息化亦如此,在網絡這樣開發的環境中難免受到不法分子的惡意攻擊和竊取、篡改信息。所以,如何保證電子檔案的安全是檔案管理信息化的長期工作,同時安全性隱患也是阻礙檔案管理信息化的問題之一。
  3.檔案管理信息化模式混亂。當前檔案管理信息化正處于起步發展階段,還沒有統一的管理模式和標準,造成各類檔案的著錄細則兼容性低,檔案的分類編號沒有統一標準。正是由于這些不統一、不標準的管理模式,造成電子檔案在共享和統一管理時難度大,過程復雜。另外,由于我國地域差異性大,造成辦公自動化軟硬件的不兼容,信息技術設備的功能水平不一,造成檔案質量的不統一。這些混亂都對檔案管理信息化的良性發展造成阻礙。
  三、針對檔案管理信息化問題所采取的措施
  1.培養、引進高素質專業化的檔案管理員。針對當前復雜的情況和要求,要從內部挖潛力,培養原有人員的職業技能和素質,從外部借力量,引進高素質人才,打造一支能夠適應檔案管理信息化的復合型工作隊伍,不僅能夠掌握計算機信息管理模式又對檔案管理業務了如指掌。
  2.加強檔案管理信息化的安全。為了防止信息泄露,要從兩方面入手。第一加強工作人員的安全意識,從根本上杜絕從內部出問題的可能;第二對相關信息設備軟硬件進行升級,嚴格身份驗證、數據備份等安全措施,確保網絡安全。
  3.在全國范圍內建立統一的檔案信息化管理系統標準,以此為起點對我國現有的檔案管理局面進行整合。首先,可以借助我國相關法律、行政機關的力量,制定出標準化的檔案信息化管理業務流程和規范,打破各單位各自管理、步調不一的局面。其次,各單位在進行檔案管理的工作時,必須始終堅持嚴格按照檔案信息化管理的標準進行操作,對檔案內容進行標準化的分類管理,檔案編號、檔案目錄制定等各個項目均需要按照標準化的要求進行。
  4.隨著社會的進步和科技的發展,檔案管理逐漸地網絡化、信息化、電子數字化。所以在當今社會對檔案進行管理的關鍵是要保證電子信息文件內容的真實性與安全性,這就需要檔案管理相關部門加大對本單位電子信息文件管理的監控力度,制定出對電子檔案信息文件進行管理的標準化方法,督促其在檔案管理的各個環節工作均按規定、按計劃順利進行,最終實現其檔案信息資料的完整、真實。
  檔案管理信息化是檔案管理工作發展的必然趨勢,然而遇到的問題很多,如何把握機遇,解決問題是檔案管理信息化發展過程中亟待解決的。
  (作者單位:通榆縣機構編制信息中心)

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